個人情報保護方針
ＫＯＡ株式会社（以下「当社」といいます）は、お客様、お取引先様、株主・投資家の皆様等の個人情報について、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます）その他個人情報保護に関する諸法令に関し個人情報保護委員会および所管官庁が公表するガイドライン、各国・地域の関係法令、当社の社内規程および本ポリシー等を遵守し、以下の通り適正に取り扱います。
(個人情報の取り扱い)
1．本ポリシーにおいて「個人情報」とは、個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別できるものまたは個人識別符号（個人情報保護法第２条第２項）が含まれるものをいいます。収集したお客様に関する情報には、単独のままでは特定の個人を識別できない情報もありますが、他の情報と組み合わせることにより、特定の個人を識別できる場合、かかる情報は組み合わせて扱われる範囲においてすべて「個人情報」として扱われます。
(個人情報の利用目的)
2．当社は、法令に定める場合を除き、個人情報を取得させていただく際には、利用目的を明示、通知又は公表した上で、必要な範囲の個人情報を取得し、その利用目的の範囲内で利用いたします。利用目的達成後には当該個人情報を遅滞なく消去するよう努めるものといたします。当社の個人情報の利用目的については、以下の通りとします。
(1) お客様・お取引先様の個人情報
- 当社の製品およびサービスの提供またはそれらに関する情報提供
- 当社の製品およびサービスに関するサポート・メンテナンスの提供
- 当社の製品およびサービスに関する市場調査、製品開発、サービスの向上
- 当社が管理するウェブサイトの企画・改良
- 展示会等のご案内・運営等の広報・販売促進活動
- ウェブサイトの閲覧履歴、当社へのお問合せ内容等を分析して行う、ご関心に応じた当社の製品およびサービス、サポート・メンテナンスの提供またはそれらに関する情報提供、展示会等のご案内
- 当社の施設への入退室および機器の管理
- 各種お問い合わせ等に対する回答および連絡
- 商談・打合せの実施および連絡
- 業務上・取引上の連絡
- 受託業務の遂行
- 契約の交渉、締結、義務の履行および契約上のご請求、お支払等の処理
- 法令、規則等を遵守するため
- 個人情報を取得する際に明示した目的
- その他上記各事項に関連する業務
(2) 株主様の個人情報
- 各種法令に基づく株主のデータ作成等の管理業務
- 会社法等関係法令に基づく権利の行使・義務の履行
- 株主様と当社双方の関係を円滑にするための各種方策の実施・便宜の提供
- その他上記各事項に関連する業務
(3) 採用に関する個人情報
- 当社における採用条件の検討・決定、採否の検討・決定、採用に関連する連絡・お問合せへの対応
- インターンシップの実施および連絡
- 採用に関するアンケート調査
- 当社における採用活動の改善
- 採用活動・インターンシップに関し、個人情報を取得する際に明示した目的
- その他上記各事項に関連する業務
上記目的のほか、当社では、当社が取得したお客様・お取引先様・株主様・採用応募者の情報を、統計的に処理し、活用したり、当社の子会社・関連会社、当社販売会社又は当社の取引企業に提供することがあります。この場合、活用又は提供される情報にはお客様・お取引先様・株主様・採用応募者個人が特定される情報は含まれません。
(個人情報の取得）
3．当社は、個人情報を取得する際は、あらかじめ取り扱う個人情報の項目、利用目的、お問い合わせ窓口等の必要な情報を明示し、ご本人の同意を得るよう努めます。個人情報に人種・信条等の要配慮個人情報が含まれる場合には、法令により認められた場合を除き、ご本人の同意を得ることなく個人情報を取得しません。第三者から個人情報を取得する場合であって、法令上、第三者提供を受ける際の確認義務および記録作成義務が発生する場合には、これを遵守します。
(安全管理措置）
4．当社は、個人情報（当社が取得しようとする個人情報を含む）を利用目的の範囲内で正確・完全・最新の内容に保つよう努め、不正なアクセス、漏えい、改ざん、滅失、き損等を防止するため、現時点での技術水準に合わせた必要かつ適切な安全管理措置を講じ、必要に応じて是正してまいります。
（委託先の監督）
5．当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取り扱いを他の当社グループ会社または第三者に委託する場合があります。その場合、当社の社内規程に基づき、適切な安全管理措置を講じます。また、第三者への業務委託に関しては、個人情報の取り扱いにつき、契約等を通じて、しかるべき安全管理が図られるようにします。外国にある第三者に業務委託を行う場合であって、法令上、記録作成義務が発生する場合には、これを遵守します。
(個人情報の第三者への開示・提供)
6．当社は、以下の場合を除き、第三者へ個人情報の開示・提供をいたしません。
(1)ご本人様の同意がある場合
(2)法令に基づく場合
(3)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難であるとき。
(4)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難であるとき。
(5)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(6)第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く）。
(7)利用目的の達成に必要な範囲内において、当社が業務委託先に業務の一部又は全部を委託する場合（この場合、当社が責任者となり適切な管理を行います。）。
(8)合併その他の事由による事業の承継を行う場合。
(9)「8.個人情報の共同利用」記載の共同利用を行う場合（この場合、当社が責任者となり適切な管理を行います。）。
(個人情報の共同利用)
7．当社は、「2.利用目的」を達成するために、個人情報を当社のグループ会社との間で共同利用することがあります。なお、海外のグループ会社については、個人情報保護法第２４条の「個人情報保護委員会規則で定める基準に適合する体制」ないしはそれに準ずる体制を整備している会社との間でのみ共同利用いたします。
(1)共同利用する個人情報の項目
氏名、連絡先に関する情報（住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス等）、勤務先に関する情報（所属会社、部署名、役職名等）、お問い合わせ内容、ご依頼内容、商品購入に関する情報（購入履歴等）、契約に関する内容
(2)共同利用する者の範囲
当社のグループ会社
グループ会社の一覧はこちらをご覧ください。
https://www.koaglobal.com/corporate/offices
(3)共同利用する個人情報の管理について責任を有する者の名称および住所ならびに代表者氏名
ＫＯＡ株式会社
長野県上伊那郡箕輪町大字中箕輪14016
代表取締役社長 花形忠男
（個人情報に関するお問い合わせ等）
8．当社は、個人情報の保護に関する法律に基づき、当社が保有する個人情報に関して、ご本人様または代理人から開示、訂正等、利用停止等、第三者提供記録の開示のご請求（以下「開示等請求」といいます）のご請求があった場合には、適切に対応いたします。開示等請求の方法につきましては、以下のとおりとします。
(1) 下記のお問い合わせ窓口にご連絡ください。
(2) お問い合わせ内容を確認させていただき、当社より開示等請求の請求書をお送りいたします。
※その際、開示等請求の請求書・請求方法案内状を発送するために、氏名・住所等をお伺いします。
(3) 開示等請求の請求書の到着後、当該請求書に必要事項をご記入の上、ご本人または代理人を確認するための書類を同封して請求方法案内状記載の宛先にご郵送ください。
①ご本人を確認するための書類：運転免許証のコピー、住民票の写し等。
②代理人を確認するための書類：請求されるご本人様からの委任状（ご本人様の実印を押印）、印鑑証明書の原本と代理人に関する本人確認書類（上記①）を追加して同封をお願いいたします。
行政機関等で本人確認書類を入手する際の手数料、コピー代およびご郵送に係る費用は請求されるご本人様のご負担となります。
(4) 上記書類の受領後、２週間を目処に当社より書面にてご回答いたします。
(5) 当社からの開示に関する手数料については、お問合せ窓口にご連絡いただいた際にご案内いたします。
(6) お問い合わせ窓口
総務センター 0265-70-7171 受付時間9：00‐17：00
（体制強化、教育等）
9．当社は、個人情報を適切に取り扱うために、個人情報統括管理責任者の設置、内部規程の整備、役員および従業員への教育ならびに適正な内部監査の実施等を通じて、本ポリシーの見直しを含めた社内体制の継続的強化・改善に努めます。
（カリフォルニア州消費者プライバシー法の遵守）
10．当社は、カリフォルニア州消費者プライバシー法（以下CCPAという）に従い、カリフォルニア州に居住する消費者（お客様など）の個人情報に関して、以下のように取り扱います。
(1) ここでいう「個人情報」とは、直接的または間接的に、特定の消費者もしくは世帯を識別する情報、およびこれらに関連し、関連づけることが合理的に可能である情報、またはこれらを叙述するものをいいます。
(2) 当社は、消費者の個人情報を売却しておらず、その予定もありません。
(3) 当社は、消費者がCCPAに基づく権利を行使したこと自体を理由として、消費者に対し、不合理な差別的取り扱いをすることはありません。
(4) 当社は、CCPAに基づき、カリフォルニア州に居住する消費者の個人情報に関する開示請求、削除請求等に応じます。請求される場合は、8．個人情報に関するお問い合わせ等に掲げる方法に従いご連絡いただくことができます。消費者からのご連絡を受領後、原則として45日以内に対応いたします。